دانشنامه

اگر وقت و زمان، گرانبهاست، بخاطر ارزشمند بودن انسان است و الا چگونه می تواند بخودی خود ارزشمند باشد؟ در این صورت با ما موافق خواهید بود اگر بگوئیم:
ای انسان! وقت طلا نیست؛
تو گرانبهاترینی …
در اینجا می خواهیم با مفهوم صحیح “مدیریت زمان” آشنا شویم که مقصود از آن مدیریت بر زمان نیست؛ بلکه مقصود مدیریت بهینه برنامه ها و فعالیتهایی است که در بستر زمان صورت می پذیرد. بر این اساس با فراگیری آموزه های “مدیریت زمان” به مدیریت شخصی(Self-Management ) در ارتباط با زندگی فردی و سازمان دست می یابیم.
بنابراین رویکرد، “زمان” عاملی است با قابلیت انعطاف نامحدود برای دسته بندی بهینه فعالیتها که می تواند در خدمت افزایش توانمندی انسان قرار گیرد.

مقدمه:
مدیریت زمان موضوعی است که همه ما چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای برای کسب موفقیت به آن نیاز داریم. مفهوم مدیریت زمان، مدیریت بر زمان نیست بلکه مدیریت بهینه برنامه ها و فعالیتهایی است که در بستر زمان صورت می پذیرد.
حتی با مدیریت زمان هم پی خواهیم برد که نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد، اما برخی از کارها وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی هستند که می توان به تاخیر انداخت ، بنا براین زمانی می توانیم یک مدیریت زمان ایجاد کنیم که واقعاً بدانیم چه انتظاری از زندگی خود داریم.
به یک تعبیر مدیریت زمان در واقع همان مدیریت بر خویشتن است و جالب است بدانید مهارتهایی که ما برای اداره کردن دیگران نیازمندیم همان مهارتهایی است که برای اداره کردن خود نیازمندیم مانند توانایی و مهارت در برنامه ریزی، تفویض اختیار، سازماندهی، رهبری و کنترل .

“موفقیت در مدیریت زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است “

راههای کسب موفقیت در مدیریت صحیح زمان:

* از کارهای غیر مهم صرف نظر کنیم
* کارها را اولویت بندی کنیم
* راهزنان وقت را بشناسیم
* راههای ایجاد وقت را یاد بگیریم

راهزنان وقت عبارتند از:

۱٫ صحبتهای کم اهمیت
۲٫ مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
۳٫ تلفنهای غیر ضروری
۴٫ نداشتن انضباط کاری
۵٫ سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
۶٫ ناتوانی ” نه ” گفتن به خواسته های نابجا
۷٫ نداشتن تمرکز حواس
۸٫ عادت امروز و فردا کردن
۹٫ قبول و یا تحمیل بیش از حد مسئولیت و کار
۱۰٫ عدم برنامه ریزی مناسب

راههای ایجاد وقت عبارتند از:

* زنده کردن وقت مرده
* انجام کارها به طور همزمان
* تنظیم کردن وقت خواب
* عقب انداختن کارهای غیر مهم
“ * نه ” گفتن به درخواستهای غیر مهم

مزایای استفاده از مدیریت زمان:

* با مدیریت زمان تعیین می کنید که کدام یک از کارهایی که انجام می دهید مهمتر است این عمل کمک می کند به برخی از فعالیتها اولویت زیادی داده و برخی از فعایتها را حذف کنید
* مدیریت زمان کمک می کند که از طریق حذف مزاحمتها و فعالیتهای غیر ضروری مدت زمانی را که واقعاً کار می کنیم افزایش دهیم
* مدیریت زمان موجب کاهش استرس شده و همین امر موجب بهبود سلامت روحی و جسمی می شود

چگونه از وقت خود بیشترین بهره را ببریم؟

* هرچه هدفها شفاف تر باشد، کارایی در رسیدن به آنها بیشتر می شود
* اولویتهای حقیقی خود را در زندگی و کار تعیین کنید
* برنامه ریزی کنید: هر دقیقه برنامه ریزی برابر با۱۰ دقیقه صرفه جویی در انجام کار است
* قبل از شروع کار، مقدمات آن را فراهم کنید
* تمرین مرتب مهارتها باعث کاهش زمان انجام کار و افزایش کارایی می شود
* استعدادهای منحصر به فرد خود را تقویت کنید
* خود را تحت فشار قرار دهید تا کارهای بیشتر و بهتری را در مدت زمان کمتر انجام دهید و بدین ترتیب به شخصی کارآمد تبدیل خواهید شد
* همواره فردی خوشبین و سازنده باشید
* در مکالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلی بپردازید. به عنوان مثال با گفتن این عبارات «آنچه را که باید درباره آن بحث کنیم این نکته است» یا «یک مورد دیگر قبل از این که شما بروید» که نشان می‌دهد شما می‌خواهید گفتگو را تمام کنید.
* افراد پرگو را با گفتن این عبارت متوقف کنید: «من چه کاری می‌توانم برای شما انجام دهم؟»

یک شوخی کوچک را تجربه کنید: وقتی شخصی می‌گوید امکان دارد یک دقیقه وقتتان را بگیرم؟ بگویید حتماً و با خنده زمان‌سنج را برای اندازه گیری یک دقیقه تنظیم کنید.

کلام آخر :
دستیابی به موفقیت در زندگی منوط به اجرای اصل ” حذف و انتخاب ” است ، انتخاب بین فعالیتهای با ارزش و فعالیتهای بی ارزش . طبق قانون ۲۰/۸۰ سعی کنید از ۲۰% زمان خود برای انجام ۸۰% کارهایتان استفاده کنید.

منابع:

۱٫ مدیریت بهره وری از زمان – رابرت اوهای زر، ترجمه رئوفی، سال۱۳۷۸- انتشارات نشر دایره
۲٫ مدیریت کار و زمان- دبرا الکوک ، ترجمه بهروز دری، سال ۱۳۸۰- انتشارات قدیانی
۳٫ مدیریت زمان- علی رضا علی احمدی،سال ۱۳۷۹، ناشر دانشگاه علم و صنعت ایران.
۴٫ http://www.modiriran.ir/modules/article/view.article.php/c1/152
۵٫ http://www.knowcloub.com